Gebruikers

Elke gebruiker in Tixly is uniek en kan zijn eigen speciale toegangsrechten hebben. In deze handleiding zullen we de verschillende toegangsrechten bespreken, samen met de meest voorkomende gebruikersscenario's.

Gebruiker toevoegen

Informatie

Om een nieuwe gebruiker toe te voegen navigeer je naar Administratie > Gebruikers en klik je rechtsboven in de hoek op Voeg gebruiker toe.

Ook is het mogelijk een bestaande gebruiker te kopiëren, dit kan door op Acties > Kopieer gebruiker te klikken. De nieuwe gebruiker heeft dan exact dezelfde gebruikersrechten en instellingen als de originele gebruiker. 

Voer de naam en het e-mailadres van de gebruiker in en stel een wachtwoord in. Geef aan wat voor type gebruiker het is (beheerder, verkoop, rapportage, enz.), de taal en het standaard dashboard. Het standaard dashboard is het dashboard wat de gebruiker ziet na het inloggen of wanneer de gebruiker op Dashboard klikt in het hoofdmenu. 

Wanneer wachtwoord wijzigen bij inloggen op Ja staat zal de gebruiker direct na de eerste keer inloggen gevraagd worden het wachtwoord te wijzigen. 

Vergeet niet om de gebruiker in te stellen als Actief.

Toegangsrechten

Onder het tabblad Toegangsrechten kan er ingesteld worden tot welke dashboards, rapportages en administratie modules de gebruiker toegang heeft.

Toegangsrechten +

Onder het tabblad Toegangsrechten + wordt er gespecificeerd tot welke evenementen de gebruiker toegang mag hebben.

1. Toegang evenement
   1. Alle evenementen in werkgroep: Toegang tot alle evenementen.
   2. Specifieke evenementen: Toegang tot specifieke evenementen. De gebruiker moet worden toegevoegd aan elk evenement waartoe hij/zij toegang moet hebben.
2. Bekijk modus
   1. Volledige toegang: Kan zaalplattegrond openen
   2. Promotor toegang zonder toegang tot verkoop: Kan zaalplattegrond niet openen
   3. Product toegang: Kan alleen producten verkopen.
3. Bekijk klant
   1. Bepaal of een gebruiker klantinformatie mag bekijken of niet. Indien Nee, dan is het niet mogelijk om de sneltoetsen te gebruiken voor het zoeken van een klant, gereserveerde en verkochte bestellingen kunnen niet worden aangeklikt in de zaalplattegrond, het ordernummer kan niet worden aangeklikt in de klantenrapportage, enz.  
4. Verkoop tickets
   1. Bepaal of een gebruiker met volledige toegang toestemming moet krijgen om tickets te verkopen en te reserveren.
5. Verkoop cadeaukaarten
   1. Bepaal of een gebruiker met volledige toegang toestemming moet krijgen om cadeaukaarten te verkopen en te reserveren.
6. Verkoop producten
   1. Bepaal of een gebruiker met volledige toegang toestemming moet krijgen om producten te verkopen en te reserveren.
7. Verkoop abonnement
   1. Bepaal of een gebruiker met volledige toegang toestemming moet krijgen om abonnementen te verkopen en te reserveren.
8. Verkoop donaties
   1. Bepaal of een gebruiker met volledige toegang toestemming moet krijgen om donaties te verkopen en te reserveren.
9. Verkoop lidmaatschappen
   1. Bepaal of een gebruiker met volledige toegang toestemming moet krijgen om lidmaatschappen te verkopen en te reserveren.
10. Lidmaatschappen verlengen
    1. Bepaal of een gebruiker met volledige toegang toestemming moet krijgen om lidmaatschappen te verlengen.
11. Cadeaukaartgroepen
    1. Bepaal  tot welke cadeaukaartgroepen de gebruiker toegang moet hebben.

Functies

1. Toon klok
   1. Indien Ja, dan wordt er rechts boven in de hoek van de box office een klok weergegeven. 
2. Wijzig prijs cadeaukaart
   1. Indien Ja, dan kan de gebruiker de prijs van een gereserveerde cadeaukaart wijzigen.
3. 
4. Wijzig prijs
   1. Indien Ja, dan kan de gebruiker de prijs van een tickettype wijzigen, ongeacht de prijs die eerder is ingesteld voor het tickettype.
5. Wijzig verkoop
   1. Indien Ja, dan kan de gebruiker verkochte bestellingen splitsen, tickets van verkochte bestellingen verplaatsen naar een ander evenement of andere stoelen en de prijs die op het ticket geprint wordt wijzigen.
6. 
7. Stoelen toekennen    Indien Ja, dan kan de gebruiker toekenningen in een evenement aanmaken en verwijderen. 
8. Bewerk zaal
   1. Indien Ja, dan kan de gebruiker stoelen uit een plattegrond verwijderen, ingangen wijzigen, stoelmeldingen invoeren en de capaciteit van ongeplaceerde evenementen wijzigen. 
9. Kan de kassa wijzigen
   1. Indien Ja, dan kan de gebruiker de betaalmethode van bestellingen een X aantal dagen na de verkoop nog wijzigen. Neem contact op met Tixly Support om het aantal dagen in te stellen of aan te passen.
10. Wijzig ticket na evenement
    1. Indien Ja, dan kan de gebruiker wijzigingen aanbrengen in bestellingen van evenementen in het verleden. Indien een evenement de status Geannuleerd heeft kunnen gebruikers tickets en bestellingen verwijderen ongeacht de toegangsrechten.

Auto Rapport

Onder het tabblad auto rapport kunnen automatische te verzenden rapporten (verkoopstanden) ingepland worden. 

1. Type
   1. Kies evenementen of producten
2. Template
   1. Indien meer templates aangemaakt zijn kan hier de keuze voor het juiste template worden gemaakt. 
3. Gebruik event filter
   1. Indien ja, kan hier gekozen worden voor de juiste selectie.
4. Tijd
   1. Op welke tijd moet het auto rapport gemaild worden?
5. Dag
   1. Op welke dag moet het auto rapport gemaild worden? 

Nadat het auto rapport aangemaakt is kun je deze altijd nog verwijderen of aanpassen.

Let op! In geval dat een gebruiker al bestaat bij een andere organisatie kan er geen auto rapport ingesteld worden. In dat geval volgt je de handleiding onder titel al bestaande gebruiker. 

Organisaties

Onder het tabblad Organisaties kan worden ingesteld tot welke organisatie(s) de gebruiker toegang heeft. Hier is de organisatie die standaard is ingesteld al toegevoegd (de organisatie waar [Primary] achter staat) aan de gebruiker, deze organisatie geeft toegang tot alle organisaties in de werkgroep.

 Welke organisaties er aan een gebruiker gekoppeld zijn kan gewijzigd worden zodat een gebruiker alleen toegang heeft tot zijn/haar organisatie of juist tot meerdere organisaties.

Indien er gewerkt wordt met meerdere organisaties in een werkgroep moet bij standaard de organisatie ingevuld worden waar de verkochte bedragen op binnen moeten komen. Als er verkocht mag worden voor meerdere organisaties dan zullen de verkochte bedragen op de ingestelde organisatie binnenkomen. 

Om hiervan gebruik te kunnen maken moeten er meerdere organisaties zijn aangemaakt in de werkgroep. 

Gebruikersgroepen

Het is ook mogelijk gebruikersgroepen te maken, hiermee kun je gebruikers beheren die allemaal exact dezelfde rechten hebben. Wanneer een gebruiker onderdeel is van een gebruikersgroep dan worden de toegangsrechten bepaald op groepsniveau, wat de mogelijkheid geeft om de rechten op groepsniveau in één keer aan te passen.

Er kunnen een onbeperkt aantal groepen aangemaakt worden, bijvoorbeeld Box Office medewerkers, Box Office coördinatoren, marketing, programmering, financieel etc. In de gebruikersgroep zijn de tabbladen toegangsrechten en toestemming te zien, net als bij een gebruiker. Als de instellingen voor de groep worden opgeslagen, dan worden deze instellingen toegepast op alle gebruikers die onderdeel zijn van de gebruikersgroep.

In de gebruikers-tab in de instellingen van de groep, is een lijst te zien van alle gebruikers die deel uit maken van de gebruikersgroep.

Als een groep geselecteerd wordt bij het aanmaken/bewerken van een gebruiker, dan worden bij het opslaan van de gebruiker de instellingen van toegansrechten en toestemmingen overgenomen zoals deze bij de betreffende groep zijn ingesteld. Het is altijd mogelijk om de instellingen bij de individuele gebruiker aan te passen, ook als ze onderdeel zijn van een groep.

Beheer gebruikers in groepen

Bij het aanmaken of bewerken van een gebruiker, kan de groep waar de gebruiker onderdeel van uit moet gaan maken geselecteerd worden. Bij een bestaande gebruiker verschijnt er een pop-up die vraag of de huidige toegangsrechten overschreven mogen worden door de standaard toegangsrechten van de geselecteerde groep.

Om de groepsinstellingen weer toe te passen op een gebruiker, moet eerst de gebruiker los gekoppeld worden van de groep. Daarna kan de groep opnieuw gekoppeld worden en na het opslaan zijn de groepsinstellingen van toepassing op de gebruiker.

In het overzicht van de gebruikers module, is zichtbaar welke groep is gekoppeld aan de gebruiker, of helemaal niet. Als een gebruiker onderdeel is van een groep en de standaardinstellingen voor deze groep zijn overschreven bij de gebruiker, dan wordt dit aangegeven in de lijst achter de groep.

Het is mogelijk om in bulk gebruikers aan een gebruikersgroep toe te voegen. Er verschijnt de optie “Bij een of meerdere gebruiker staat het overrulen van de standaard instellingen aan”. Dit geeft de mogelijkheid te kiezen voor het al dan niet behouden van standaard instellingen.

Meerdere gebruikers tegelijk wijzigen

Door het vakje voor de gebruikers die gewijzigd moeten worden aan te vinken en door vervolgens op Bulkbewerking te klikken is het mogelijk de instellingen van de geselecteerde gebruikers tegelijk te wijzigen.

Let op! De gebruikers moeten dezelfde toegangsrechten hebben voordat er een wijziging wordt aangebracht.

Voorgestelde gebruikerstypen

Administratie

• Type gebruiker: Beheerder
• Standaard dashboard: Verkoop
• Toegangsrechten: Alles aan
• Functies: Alles aan
• Toegangsrechten evenement: Alle evenementen in werkgroep, Volledige toegang, Bekijk klant, Verkoop tickets, Verkoop cadeaukaarten, Verkoop producten, Verkoop abonnement.  

Kaartverkoop

• Type gebruiker: Verkoop
• Standaard dashboard: Verkoop
• Toegangsrechten: Dashboards: Verkoop & Promotor, Rapportage: Kassarapport & Klanten
  
• Functies: Wijzig prijs, Wijzig verkoop
• Toegangsrechten evenement: Alle evenementen in werkgroep, Volledige toegang, Bekijk klant, Verkoop tickets, Verkoop cadeaukaarten, Verkoop producten, Verkoop abonnement, Verkoop donaties, Verkoop lidmaatschappen, Lidmaatschappen verlengen.  

Externe promotor

• Type gebruiker: Promotor
• Standaard dashboard: Promotordashboard
• Toegangsrechten: Dashboards: Promotor, Rapportage: Dagelijkse verkoop & Evenementoverzicht
• Functies: Geen
• Toegangsrechten evenement: Specifieke evenementen, Promotor toegang zonder verkoop

Financieel

• Type gebruiker: Rapportage
• Standaard dashboard: Promotordashboard
• Toegangsrechten: Dashboards: Verkoop & Promotor, Rapportage: Dagelijkse verkoop, Klanten, Evenementoverzicht, Abonnementen, Kassarapport, Kaarttransacties, Cadeaukaarten, Servicekosten & Financiële export
• Functies: Geen
• Toegangsrechten evenement: Alle evenementen in werkgroep, Volledige toegang, Bekijk klant

Marketing

• Type gebruiker: Rapportage
• Standaard dashboard: Promotordashboard
• Toegangsrechten: Dashboards: Verkoop & Promotor, Rapportage: Dagelijkse verkoop, Klanten, Evenementoverzicht, Abonnementen, Productenverkoop, Wekelijkse verkoop, Toestemmingen & Acties, Administratie: Klanten - Segmentatie & webgebruikers
• Functies: Geen
• Toegangsrechten evenement: Alle evenementen in werkgroep, Volledige toegang

Scan

• Type gebruiker: Rapportage
• Standaard dashboard: Scannen
• Toegangsrechten: Dashboards: Scannen, Rapportage: geen, Administratie: geen
• Functies: Geen
• Toegangsrechten evenement: Alle evenementen in werkgroep, Volledige toegang (afhankelijk van hoe de users gebruikt gaan worden). 

Al bestaande gebruiker

Soms wil je een gebruiker (bijvoorbeeld promoter) toevoegen en dan krijg je een melding dat de gebruiker al bestaat in het systeem (al toegevoegd door een ander theater). 

Als iemand al in het systeem staat en dus bekend is dan kun je deze inderdaad niet toevoegen via de reguliere manier.

Maar je kunt het wel op een andere manier oplossen door bij de evenementen waartoe deze persoon toegang heeft op de tab toegangsrechten deze persoon toe te voegen bij externe gebruikers.

 

Je kunt het volledige e-mail adres ingeven en dan de externe gebruiker toevoegen. De gebruiker kan dan inloggen met het account van het theater waar het account voor is aangemaakt en ziet dan alle evenementen waartoe de gebruiker toegang heeft. Dus ook de evenementen van andere theaters. 

Bijlagen (13)

360074534691.png
110 KB

12355590439709.png
49.9 KB

360074344952.png
130 KB

360074535431.png
73 KB

360074345032.png
39.7 KB

6531769951389.png
56.6 KB

6531781342237.png
23 KB

6531872332445.png
21.9 KB

360017934798.png
16.9 KB

15270440322973.png
58.5 KB

360074535891.png
258 KB

6063554573085.png
222 KB

6063621560605.png
204 KB